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遠隔技術協力(TV会議システム)の活用ガイド

はじめに
このガイドはJICA事業に携わる方々(JICAから業務を受託している機関等)向けに、遠隔技術協力を活用するための参考となる情報をまとめたものです。

1 何ができるか

JICA国内施設とJICA在外事務所をTV会議システムで結び、相手国カウンターパートへ遠隔による国別研修などの活動が可能です。1対1の接続、また相互接続が可能な大学等のTV会議室とつなぐことも可能です。どこにJICAのテレビ会議施設があるかは、こちらを参照ください。

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例えば、本邦研修の一環として、本邦に来られないカウンターパートに対する遠隔研修の実施が考えられます。また、現地に派遣できない有識者から、現地カウンターパートに対して行う遠隔研修、帰国後にカウンターパートへ対するフォローアップ研修活動などが考えられます。

各事例は、活用事例を参照ください。

2 誰が行うか

通常、遠隔研修型の場合、発信側会場に司会進行役と講師が配置されます。司会進行役は、講師(必要に応じて通訳)と協力して遠隔研修を進める。受信側会場は、受講者のみですが、必要に応じて現地ファシリテータ(カウンターパート、日本人専門家、JICAナショナルスタッフ、現地コンサルタントなど)や通訳も配置する場合もあります。JICAのTV会議室を利用するため、JICA担当部(本部、国内機関、在外事務所)の協力は必須となります。

3 発生する作業

遠隔技術協力に伴い発生する作業は、本邦で行う研修(地域別研修、国別研修等)の作業と、ほぼ同じと考えてください。ただし、研修会場が海外と本邦の複数となる点、参加者が海外にいる点など、対面型の協力活動と異なる点もあるため、計画と実施準備に留意が必要です。以下に、標準的な遠隔研修型の計画、準備、実施するまでの作業例を示します。

  1. (1) 実施計画
    1. @ 企画会議
      JICA担当部と打ち合わせを行い、目的と内容、対象国(会場)と人数、実施希望日と時間の長さ、想定講師がいるか、などの要件などを確認します。特に、JICA事務所のTV会議施設が利用可能か、カウンターパートがJICA事務所まで移動可能か、など実現可能性をJICA担当部と検討する必要があります。
    2. A 講師の選定/確保
      上記で確認された要件に基づき、速やかに想定講師と交渉し、協力(内容の検討、原稿・素材の提供、スケジュール調整など)の了解を取り付け、確約します。講師を外部から招く場合は、講師謝金や交通費など直接経費が発生する場合があります。
    3. B 企画書の確定
      遠隔研修の詳細内容、タイムテーブル、役割分担、対象国と対象者(人数)、利用する教材などについて検討し確定します。企画内容は、遠隔研修の到達目標を達成すること、参加者の集中力を保つ演出や活動の構成、活発な意見交換を促進する工夫などを盛り込み、双方向性と研修効果が向上する企画書を作成します。
  2. (2) 実施準備

    実施計画に基づき、関係者と連絡調整を確実に行いつつ、少なくとも以下の一連の作業が必要です。

    1. @ 日程確定と会場の確保
    2. A 参加者リストのとりまとめ
    3. B アジェンダとタイムテーブルを作成し、参加者へ案内する(英語は必須)
    4. C 講義資料、テキストの準備・印刷
    5. D 利用する第三者著作物の利用許諾許手交
    6. E 評価項目に基づく質問表作成
  3. (3) 実施
    通常、講師と司会進行役が遠隔研修を実施します。講師が外国語を話さない場合、通訳が配置されます。司会進行役は、参加者の集中力を維持できる演出、ファシリテーションなど工夫をします。具体的には、本番中、講師、チューター、通訳、機器操作要員、その他運用事業者、参加者等に対し、円滑な進行に必要な指示や助言を適切に行います。
  4. (4) 事後整理
    参加者からアンケートなどを回収し遠隔研修の結果を分析します。また、講師謝金や交通費など直接経費が発生している場合、証書類を整理し、精算に必要な作業をします。

4 遠隔研修用サンプルフォーム

以下は、過去の遠隔研修の実施準備などで利用されたサンプルフォームですのでご参考にしてください。

  1. @ 企画書 (72KB)
  2. A アウトラインとアジェンダ雛形 (33KB)
  3. B 講師依頼状 (34KB)
  4. C 講師用利用許諾書の例 (34KB)
  5. D アンケートフォーム (84KB)

5 費用など留意点

JICAのテレビ会議施設を利用する場合、施設利用料や通信費用は発生しません。 遠隔研修・セミナーの実施にかかる直接費用(講師謝金や原稿謝金等)は、コンサルタント業務費に別途計上することができます。

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